Prendre des décisions est un processus chronophage. Vous endossez la responsabilité de mener à bien vos tâches mais n’avez pas l’autorité requise pour les terminer. Les décisions sont annulées une semaine après avoir été prises. Que faire ? 

Si vous êtes plusieurs à éprouver cette lassitude au sein de votre équipe de projet, il est fort probable que le projet prend l’eau à cause de rôles peu clairs et de responsabilités mal définies.

Une matrice RACI peut s’avérer incontournable pour résoudre ce type de problème.

Qu’est-ce qu’une matrice RACI ?

Une matrice ou un modèle RACI désigne un diagramme qui identifie les rôles et les responsabilités clés des utilisateurs vis-à-vis des tâches majeures d’un projet. Une matrice RACI fonctionne comme une représentation visuelle du rôle fonctionnel que joue chaque individu au sein d’une équipe de projet. Créer une matrice permet d’équilibrer la charge de travail et de désigner la personne chargée de prendre des décisions.

D’après Gartner, “de nombreuses initiatives organisationnelles importantes sont amorcées sans qu’une autorité soit définie. Cet oubli se révèle souvent problématique par la suite en devenant une source d’anxiété et de frustration” (article completdisponible pour les clients Gartner ). 

Lancez un projet avec aisance en créant une matrice RACI et écartez le risque de faire de mauvaises découvertes par la suite !

Que signifie “RACI” ?

En anglais, RACI est l’acronyme de “responsible, accountable, consulted and informed” soit “responsable, redevable, consulté et informé”. Chacun de ces adjectifs désigne les rôles et niveaux d’implication des parties prenantes pour chaque tâche ou échelon. Passons en revue la définition de chacun d’entre eux.

Voici un exemple de matrice RACI illustrant le lancement d’un site web :

Comment créer une matrice RACI ?

Vous trouverez ci-dessous les 6 étapes à suivre pour créer votre propre matrice RACI.

Nous avons préparé un modèle personnalisable que vous pouvez remplir avec les informations relatives à votre projet.

Téléchargez notre matrice RACI personnalisable au format Excel

Puis, suivez les étapes ci-dessous pour obtenir le modèle RACI de votre projet.

Étape 1 : identifiez les membres de l’équipe.

Incluez par exemple le chef de projet, le sponsor exécutif, le manager de projet, le développeur de logiciels et le business analyst.

Étape 2 : identifiez les jalons importants du projet.

Si l’on prend pour exemple la création d’un site web, le web design, le test et la validation client seraient les trois jalons importants.

Étape 3 : dessinez une matrice avec une ligne pour chaque membre de l’équipe et une colonne pour chaque tâche ou jalon.

Vous pouvez utiliser par exemple utiliser Microsoft Excel (ou logiciel similaire) pour créer une matrice RACI ou encore notre template.

Étape 4 : renseignez chaque boîte avec la lettre correspondant au rôle de chacun pour chaque tâche.

Si l’on reprend l’exemple du jalon “Validation client” dans l’exemple de la création de sites web plus haut, le chef de projet serait responsable d’obtenir l’accord du client, le sponsor exécutif en serait redevable et le développeur doit être informé des résultats.

Étape 5 : discutez, analysez et obtenez l’accord de l’équipe chargée du projet.

Pour continuer avec l’exemple précédent, il est possible que le sponsor exécutif veuille rencontrer le client pour obtenir son accord et devienne ainsi la personne responsable de cette tâche.

Étape 6 : fournissez une copie de la matrice RACI aux parties prenantes.

Partagez le modèle RACI à tous les membres de l’équipe, par e-mail, par exemple. 

Les écueils à éviter

Abordons maintenant les 5 erreurs les plus courantes à éviter au moment de créer une matrice RACI. Évitez ces écueils pour garantir le succès de votre matrice RACI et du projet qui lui est associé.

1. En faire trop dans le détail

Il ne s’agit pas de rédiger le plan du projet. Les tâches et les responsabilités ne devraient pas être détaillées à l’excès.  Si votre matrice RACI manque de clarté ou si l’on vous demande plus d’informations, il est temps de revenir sur le plan du projet.

2. Utiliser la même matrice pour chaque projet

Le modèle de matrice RACI peut être réutilisé pour garantir la cohérence entre les projets, et le chef de projet peut se charger de son maintien. Cela étant, chaque projet a une complexité et des jalons qui lui sont propres, ce qui doit se refléter dans la matrice.

3. Manquer de cohérence

La personne à laquelle le rôle “redevable” est assigné doit prendre des décisions pour chaque tâche, activité ou jalon qui lui sont assignés dans la matrice. S’écarter des rôles définis ne fera que semer le chaos, éroder la confiance entre parties prenantes et limiter l’efficacité de la matrice RACI.

4. Ajouter trop de colonnes

Chaque ligne et colonne de la matrice doit contenir une décision à prendre. N’ajoutez pas de tâches administratives telles que “Organiser une réunion d’équipe”.

5. Confondre “responsable” et “redevable”

La personne désignée comme “responsable” d’une tâche ne peut pas être aussi “redevable”. Il est très rare que la personne réalisant une tâche (“responsable”) soit aussi en charge d’approuver le travail ou de prendre des décisions (“redevable”).

Dans cet article, nous vous avons présenté la matrice RACI et ses applications, et nous avons proposé des conseils pratiques pour éviter les écueils les plus courants. N’oubliez pas que la matrice RACI est un outil puissant conçu pour définir clairement les attentes, les rôles et les processus de prise de décisions.

Remarque : les applications sélectionnées dans cet article ont été choisies afin d’illustrer une ou plusieurs fonctionnalités ; elles ne font cependant pas office de recommandation de notre part. Elles ont été obtenues à partir de sources jugées fiables au moment de la publication.