Au quotidien, les listes nous aident à hiérarchiser les tâches importantes et à nous souvenir de les finaliser. Vous est-il déjà arrivé d’aller faire une course pour acheter quelque chose en particulier et d’en revenir avec un sac plein, sans toutefois ce que vous étiez parti chercher ? 

En tant que chef de projet, vous devez régulièrement créer des rapports d’avancement de projet à l’attention des parties prenantes. Il en va de même que pour les courses : même si vous faites régulièrement des rapports d’avancement de projet, vous serez toujours à la merci d’un oubli si vous n’avez pas de liste sous la main. 

Pour vous assurer que vos rapports hebdomadaires contiennent les informations clés utiles aux parties prenantes, nous avons créé une liste simple à utiliser sous forme de modèle de rapport d’avancement de projet au format Excel :

Personnalisez et utilisez ce tableau de suivi d’avancement de projet et partagez-le avec vos interlocuteurs. Nous examinerons chaque section en détail et vous indiquerons les informations à faire figurer dans votre rapport et comment le structurer. Nous verrons également comment un logiciel de suivi de projet pourrait vous aider à créer votre rapport d’avancement de projet. 

Vue d’ensemble

La première partie de votre rapport d’avancement de projet devra en fournir une description générale. Elle devra inclure une vue d’ensemble de son état d’avancement divisée en trois parties.

1. Identifiants du projet :

• Nom du projet
• Identifiant ou code du projet
• Nom du chef de projet
• Date du rapport

Même s’il semble évident d’indiquer le nom du projet et les autres identifiants, vous pouvez facilement les oublier s’ils ne figurent pas sur votre liste. À l’exception de la date du rapport d’avancement, les identifiants du projet resteront les mêmes au cours du temps.

Le fait d’inclure la date du rapport d’avancement dans votre fiche de suivi de projet s’avère crucial pour établir un calendrier précis.

2. Résumé de l’état d’avancement. Incluez dans votre suivi de projet Excel une vision d’ensemble des objectifs du projet et de leur état d’avancement. Le projet est-il en bonne voie, en avance ou en retard par rapport au calendrier ? Le budget est-il respecté ou bien à la hausse ou à la baisse ? Tout élément requérant l’attention des partenaires devra être mis en exergue dans le résumé de l’état d’avancement, et ce même si ces sujets sont traités dans une partie ultérieure du rapport.

3. Santé globale du projet et pourcentage de travail réalisé. Indiquez la santé globale du projet (ou son état d’avancement) à travers ses différents éléments constitutifs :

L’état de santé du projet peut être représenté visuellement plutôt que décrit sous forme narrative, avec des codes de couleurs prédéfinis indiquant l’état d’avancement de chaque élément (voir ci-dessus).

Par exemple :

• Le vert indique que l’élément est en bonne voie.
• Le jaune signifie qu’il y a un problème.
• Le rouge requiert une attention immédiate (et probablement l’intervention de l’un des intervenants du projet).

Pour des informations plus précises, nous vous recommandons d’utiliser une mesure quantitative pour chaque avancée décrite par un code couleur. Sans cela, un intervenant pourrait réagir de manière excessive ou insuffisante à un problème signalé en jaune et de ce fait, retarder le projet.

Comment se faire aider par un logiciel de suivi de projet ?

Les tableaux de bord de gestion de projet proposent un aperçu en ligne de l’état d’avancement général du travail de l’équipe. Ces outils enregistrent et organisent les données dans un seul endroit, facilitant la tâche du chef de projet. Dans les systèmes de suivi de projet basés sur le cloud, les mises à jour des tableaux de bord se font en temps réel, permettant ainsi aux utilisateurs d’accéder aux toutes dernières informations.

Cette vue globale du projet comprend différents éléments qui devraient également figurer dans votre résumé général : des balises en couleur pour indiquer l’état d’avancement des éléments les plus importants, le nom du chef de projet et le pourcentage de travail réalisé. 

Étapes et éléments livrables

Une description détaillée de l’avancement du projet par rapport aux étapes importantes et aux livrables (définis lors de la planification du projet) devra figurer dans la deuxième partie de votre rapport.

Les étapes importantes visent à la finalisation d’éléments livrables pouvant générer la facturation d’un acompte de mi-parcours du projet : il est donc crucial que les parties prenantes sachent si les équipes sont dans les temps.

Au lieu de décrire ces informations, montrez plutôt les avancées de votre équipe par un simple diagramme (voir capture d’écran ci-après). 

Veillez à inclure dans votre suivi de projet Excel  :

• Le pourcentage de travail réalisé par rapport aux étapes du projet : où en sont les avancées individuelles par rapport à l’objectif ? Mettez en exergue les tâches achevées et celles qui sont encore cours.
• Les dates prévues de début et de fin : il s’agit des dates initialement prévues pendant la planification du projet déterminant les différentes phases de réalisation du travail pour en arriver à chaque étape.
• Les dates de début et de fin effectives : ce sont les dates auxquelles l’étape commence et se termine. Si le travail est toujours en cours, indiquez la mention AD (pour “à déterminer”) en date de fin.

Comment se faire aider par un logiciel de suivi de projet ?

Le diagramme de Gantt s’avère essentiel non seulement comme outil de planification de projets mais aussi comme outil de suivi de projet. Le diagramme de Gantt vous permet à la fois de visualiser le calendrier du projet, d’en déterminer les différentes phases, d’en souligner les principales étapes mais aussi de suivre les avancées de l’équipe.

Certains systèmes permettent même aux utilisateurs d’entrer dans le détail des tâches à partir du diagramme lui-même.

Les tâches décrites ci-dessus comprennent une balise de “pourcentage de travail réalisé”, le nom du membre de l’équipe chargé d’exécuter la tâche, ainsi que les dates de lancement et de finalisation de chaque tâche. La possibilité d’entrer dans le détail des tâches à partir du diagramme peut s’avérer très utile pour vos rapports d’avancement de projet.

Problèmes, risques et gestion du changement

La troisième partie de votre rapport devra fournir une mise à jour de tout problème, risque ou demande de changement qui ont été identifiés la semaine précédente et mettre en évidence ceux qui viennent d’être identifiés. 

La réussite totale du projet dépend grandement de la détection rapide des risques et de leur gestion. Cette partie de votre rapport d’avancement devrait comporter une liste détaillant les actions prises pour mitiger les risques, comme suit : 

• Questions en suspens : signalez tout nouveau problème apparu depuis le dernier rapport. En outre, apportez une mise à jour sur les problèmes déjà identifiés et sur la stratégie utilisée pour les résoudre.
• Risques en suspens : identifiez tout nouveau risque apparu depuis le précédent rapport et décrivez les actions prévues pour y faire face. Il faudra aussi mettre à jour le plan de gestion des risques prévu pour gérer les risques existants.
• Demandes de changement en suspens : soulignez toute demande de changement ainsi que les étapes requérant l’attention des parties prenantes, par exemple, allonger les délais ou augmenter le budget suite à une augmentation des demandes liées au projet.

Comment se faire aider par un logiciel de suivi de projet ?

C’est là que rapports et tableaux de bord prennent toute leur utilité. Les premiers fournissent une lecture statique des indicateurs clés comme le retour sur investissement du projet, l’utilisation de ressources et leur disponibilité, les problèmes et risques en suspens. Quant aux tableaux de bord, ils peuvent être configurés pour mettre à jour la même information : les utilisateurs auront la possibilité de créer un rapport d’avancement du projet à partir du tableau de bord en l’exportant ou en le partageant avec les autres utilisateurs. 

Le tableau de bord pour la gestion de projet a été conçu pour identifier les risques par personne et indiquer les questions en suspens et les demandes de changement. À partir de cet écran, les utilisateurs peuvent exporter ou partager le rapport d’avancement de projet directement avec les parties prenantes (en accompagnement du rapport d’avancement).

Progression de l’équipe

La quatrième et dernière partie de votre rapport devra mesurer la productivité de votre équipe, en comparant les avancées des dernières semaines à l’estimation du rapport précédent.

Félicitez votre équipe à chaque réalisation importante et attirez leur attention sur les tâches non encore finalisées.

Pour structurer cette partie, vous pouvez vous aider d’une liste :

• Tâches programmées pour la semaine dernière : inclure toutes les tâches que votre équipe estime pouvoir réaliser.
• Tâches finalisées la semaine dernière : listez toutes les tâches réalisées par votre équipe.
• Tâches prévues pour la semaine prochaine : toute tâche restant à finaliser doit figurer en tête de liste. Ensuite viendra la liste des tâches prévues pour la semaine prochaine.

Comment se faire aider par un logiciel de suivi de projet ?

Une des fonctionnalités phares est sans nul doute le rapport d’avancement personnalisé. En effet, l’utilisation d’un logiciel de suivi de projet vous permet d’envoyer une demande hebdomadaire aux membres de votre équipe pour qu’ils y renseignent leurs avancées, les objectifs réalisés et les tâches à venir pour la semaine suivante. Le système va automatiquement inclure ces informations dans le rapport d’avancement.

Vous pouvez résumer cette information pour les parties prenantes et l’intégrer dans votre rapport d’avancement. Vous pouvez également choisir d’inclure un résumé plus détaillé en pièce jointe, selon la préférence de vos partenaires.

Dernières recommandations à l’attention des chefs de projet

Les rapports d’avancement constituent des éléments essentiels à votre stratégie de gestion des partenaires. Utilisez notre tableau de bord de gestion Excel à télécharger gratuitement pour établir une base de rapport aux parties prenantes. Vous trouverez ci-dessous une liste que vous pourrez utiliser comme point de départ pour développer votre stratégie de communication. 

Voici quelques points clés à retenir pour les rapports à l’attention de vos partenaires :

• Ne noyez pas le poisson : les études sur les tracés de lecture et l’oculométrie démontrent que les lecteurs se concentrent principalement sur le début du rapport et survolent le reste. Placez-y donc les principales informations et ne laissez aucune surprise pour la fin.
• Une image vaut mille mots : utilisez des diagrammes, des tableaux, des couleurs et des outils de visualisation de données pour rompre la monotonie de longues narratives. 
• Cohérence, uniformité, constance : choisissez un ensemble de paramètres constants auxquels vous référer pour mesurer les avancées et définir les réussites et les échecs. L’uniformité de vos rapports en facilitera la comparaison.
• Clarté et concision : les rapports d’avancement sont un instantané, restez donc simple et concis. Si vos partenaires vous le demandent, soyez prêt à leur fournir des informations complémentaires sans les noyer dans un excès de détails.

Remarque : les applications sélectionnées dans cet article ont été choisies afin d’illustrer une ou plusieurs fonctionnalités ; elles ne font cependant pas office de recommandation de notre part. Elles ont été obtenues à partir de sources jugées fiables au moment de la publication.