Un “Software-as-a-Service”, littéralement “logiciel en tant que service”, désigne un logiciel basé sur le cloud. Il s’agit désormais d’un modèle extrêmement répandu.

Selon Gartner, d’ici à fin 2023, 20 % des plateformes d’informatique en périphérie installées seront fournies et gérées par des fournisseurs de services cloud à très grande échelle, contre moins de 1 % en 2020 (article complet disponible pour les clients Gartner, en anglais).

Il y a une raison à cela : les applications commerciales disponibles via navigateur ne requièrent ni installation lourde ni contrat strict et sont facturées sur la durée et non à l’achat. Cela permet d’avoir accès à des systèmes plus flexibles et moins coûteux.

Mais qu’est-ce qu’un Software-as-a-Service, au juste ? Voici 10 réponses à des questions courantes concernant le SaaS.

1. SaaS : définition

Le SaaS, pour en donner  une définition simple, est un logiciel sur navigateur. C’est, plus précisément,  un mode de livraison de logiciel qui permet d’accéder à des données depuis n’importe quel appareil connecté à Internet et disposant d’un navigateur. Avec ce modèle basé sur le web, le fournisseur est chargé de la maintenance des serveurs, des bases de données et du code qui permet à l’application de tourner.

• Les déploiements SaaS n’ont pas d’exigence matérielle ce qui permet aux acheteurs de déléguer la plupart des responsabilités IT requises pour dépanner et entretenir le logiciel en interne.
• Les systèmes SaaS sont généralement facturés sous forme d’abonnement alors que les logiciels sur site sont généralement disponibles sous forme de licence perpétuelle, payable en une fois.

Les utilisateurs sur site peuvent également payer jusqu’à 20 % par an en frais de maintenance et assistance. L’abonnement mensuel ou annuel d’un SaaS inclut généralement la licence du logiciel, l’assistance et d’autres frais divers.

2. SaaS ou sur site : comment choisir ?

Il faut d’abord déterminer la complexité de votre organisation. Répondez aux questions suivantes pour savoir si le SaaS est la meilleure option pour vous :

• Quel est le degré de spécialisation de votre entreprise, par rapport à vos concurrents ?
• Les logiciels prêts à l’emploi proposent-ils les fonctionnalités dont vous avez besoin ?
• De quel degré de personnalisation pensez avoir besoin ?

Bien sûr, vous devez prendre en compte votre budget. Comme indiqué plus haut, les modèles de facturation SaaS permettent aux entreprises à budget réduit de répartir le coût total de possession sur la durée. De cette façon, même les plus petites PME peuvent s’équiper de logiciels robustes et modernes.

Finie l’époque où il fallait choisir entre flexibilité et fonctionnalités. À l’heure actuelle, la plupart des logiciels basés sur le cloud peuvent proposer la même expérience utilisateur qu’une installation sur site.

Quant aux données, il est bon de se demander à qui elles appartiennent. La grande majorité des fournisseurs considèrent que les données appartiennent à l’utilisateur final. Cependant, assurez-vous de consulter l’accord de service pour comprendre comment vos données seront utilisées.

Quelques secteurs rechignent encore à adopter des solutions sur le cloud (par exemple, de nombreux fabricants préfèrent un déploiement d’ERP traditionnel), mais quand il s’agit de chercher une nouvelle technologie, le cloud domine les résultats.

3. D’où vient le SaaS ?

En 1961, John McCarthy, mathématicien américain spécialisé dans l’informatique (ayant remporté le prix Turing pour ses recherches dans le domaine de l’intelligence artificielle) déclare dans son discours à des étudiants du prestigieux Institut de technologie du Massachusetts (MIT) : “l’informatique pourrait un jour être organisée comme un service public”.

Bien que ce concept existe depuis longtemps, la technologie basée sur le web requise pour soutenir le SaaS n’a été prête qu’à la fin des années 1990. C’est à la fin de cette décennie que des entreprises ont commencé à proposer des solutions traditionnelles pour entreprises, comme les outils de gestion de la relation client (CRM), sous forme de SaaS.

4. Peut-on personnaliser un SaaS ?

Absolument. À l’heure actuelle, les logiciels basés sur le web sont assez flexibles pour être personnalisés selon les besoins commerciaux ou ceux des utilisateurs individuels. On peut personnaliser l’interface utilisateur pour modifier l’apparence du logiciel, ainsi que des aspects spécifiques comme les champs de données, pour choisir les données qui apparaissent. On peut également activer ou désactiver de nombreuses fonctionnalités relatives aux processus.

Les utilisateurs peuvent bien souvent personnaliser leur propre espace de travail (tableau de bord, liste de tâches, etc.) de façon à ne montrer que les informations dont ils ont besoin.

De nombreux systèmes basés sur le cloud permettent aux utilisateurs de personnaliser leur tableau de bord pour voir toutes les tâches assignées d’un seul coup d’œil, comme ici dans l’ outil de gestion de projet Asana :

Aujourd’hui, les systèmes sur site comme les systèmes SaaS peuvent être entièrement personnalisés pour chaque client, mais ceux basés sur le cloud offrent malgré tout une meilleure agilité et une plus grande flexibilité pour une PME standard.

5. À qui appartiennent les données partagées avec un SaaS ?

Dans la majorité des cas, vos données vous appartiennent. La plupart des ententes de niveau de service (“service-level agreement” ou SLA) confirment que votre entreprise reste propriétaire des données placées dans les serveurs de votre fournisseur et que vous avez le droit d’y accéder et de les récupérer.

Ces SLA incluent souvent des clauses indiquant que vous aurez toujours accès à vos données si le fournisseur fait banqueroute et garantit qu’elles vous appartiennent.

De plus, la plupart des fournisseurs de SaaS vous permettent d’exporter vos données et de les restaurer en local à tout moment. C’est très rare qu’un fournisseur déclare que vos données lui appartiennent. Si c’est indiqué dans une clause du contrat, ne le signez pas. Ce SLA est un document complexe et important qui doit être étudié soigneusement par vos parties prenantes avant d’acheter un nouveau logiciel.

N’oubliez pas d’examiner ces trois aspects d’un SLA avant de passer à la phase suivante :

• Quelles sont les responsabilités du fournisseur de logiciels en matière d’assistance, de mises à jour et de sécurité ?
• Quelles responsabilités vous incombent quand il s’agit de signaler un problème et dans quel délai ?
• Quelles sont les garanties de service, comme le niveau de disponibilité, et comment pouvez-vous contester un service médiocre ?

6. Mes données sont-elles en sécurité sur le cloud ?

Les fournisseurs de logiciels savent bien que la sécurité est un enjeu crucial pour les entreprises. La plupart d’entre eux font appel à des services de cloud public hautement sécurisés pour déployer et stocker leurs instances logicielles et leurs données.

Les données sont bien souvent plus en danger sur site, où le budget dédié à la cybersécurité est moindre et où les employés peuvent accidentellement faire fuir des données ou provoquer des failles de sécurité. D’après Gartner, en 2022 au moins 95 % des failles de sécurité cloud  seront dues aux actions côté client (article disponible pour les clients Gartner, en anglais).

Le débat sur la sécurité du cloud pour les systèmes ERP fait rage, mais il s’agit de l’un des derniers domaines du monde logiciel à subir des défaillances de sécurité importantes. Les mots de passe faibles sont l’un des risques de sécurité courants au sein d’une entreprise et provoquent bien plus de problèmes de sécurité que les cyberattaques.

La sécurité des données ne dépend pas de votre proximité avec le serveur. Les fournisseurs de SaaS peuvent investir bien plus que n’importe quelle PME dans la sécurité, les sauvegardes et la maintenance.

7. Que faire si mon fournisseur fait faillite ?

L’industrie logicielle est en constante évolution, mais rassurez-vous : vos données sont toujours les vôtres.

La plupart des fournisseurs de SaaS paient à l’avance leurs propres hébergeurs de centres de données au cas où. Ainsi, vous pourrez toujours accéder à vos données, que votre fournisseur soit racheté par un concurrent ou s’il devait mettre la clé sous la porte.

Faites attention aux points suivants au moment de sélectionner un fournisseur :

1. Depuis combien de temps son entreprise est-elle en activité ?
2. Est-il en pleine croissance (nouveaux clients, embauches…) ?
3. A-t-il une feuille de route technologique ?

Assurez-vous que le SLA contient une clause indiquant clairement que vous pouvez exporter vos données hors du serveur de votre fournisseur. Il s’agit d’une clause standard de nos jours. Le SLA doit également indiquer à quelle fréquence et sous quel format vous pouvez avoir accès à vos données. En règle générale, le SLA stipule aussi que le fournisseur vous aidera à faire migrer vos données à un prix défini.

8. Quelles sont les limites d’Internet et du système d’exploitation ?

L’inconvénient du SaaS est qu’il requiert une bonne connexion Internet. Mais à moins que votre PME ne soit située dans un endroit isolé, votre connexion sera plus que suffisante pour utiliser un SaaS typique.

S’il est courant de croire que les logiciels sur site sont plus fiables, aucun système n’est totalement à l’abri des temps d’arrêt. Les logiciels sur site peuvent être sujets à des pannes électriques, des défaillances matérielles et à de nombreux risques divers et variés. Pour se prémunir de ces risques, certains fournisseurs de SaaS ont développé une fonctionnalité “hors-ligne” permettant aux utilisateurs de continuer à travailler en cas de panne de réseau. Dès qu’une connexion stable est de nouveau disponible, toutes les données sont synchronisées avec le système.

En plus de la connexion Internet, certains acheteurs s’inquiètent de la compatibilité avec les différents systèmes d’exploitation. Cela dit, il est peu probable que ce soit un problème, car la plupart des SaaS sont fournis via navigateur et sont indépendants des systèmes d’exploitation. Dans le pire des cas, vous devrez peut-être télécharger un navigateur différent qui fonctionnera mieux avec votre SaaS.

9. SaaS ou cloud : quelle est la différence principale ?

Le cloud englobe un ensemble de technologies d’infrastructure extrêmement complexes. Il s’agit d’un ensemble d’ordinateurs, de serveurs et de bases de données interconnectés de façon à ce que les utilisateurs louent un accès afin de partager leur puissance informatique combinée. Cette dernière est évolutive : les acheteurs peuvent augmenter ou réduire le volume de puissance qu’ils louent.

Le cloud peut désigner tout ce qui est hébergé à distance et livré via Internet. Si tous les programmes sur le cloud sont exécutés par un logiciel sous-jacent, le SaaS fait spécifiquement référence aux logiciels d’entreprise qui sont fournis via le cloud.

Compte tenu de l’accessibilité au cloud de plus en plus généralisée, il est plus facile, plus rapide et moins coûteux que jamais pour les développeurs de SaaS de déployer des applications, par rapport au développement traditionnel de logiciels sur site. Aujourd’hui, presque tous les types de fonctions essentielles aux PME, des ressources humaines à la planification des ressources d’entreprise, sont disponibles via SaaS.

10. Qu’est-ce qu’un cloud privé ?

Un cloud privé prend toute la technologie d’infrastructure qui fait fonctionner un cloud public et la stocke sur site. Les utilisateurs bénéficient des mêmes fonctionnalités et peuvent accéder à leurs données via un navigateur web. Cependant, au lieu de partager la puissance informatique avec le grand public, celle-ci est partagée entre les utilisateurs d’une seule entreprise.

Un cloud privé requiert un service informatique chargé de la maintenance et de l’entretien. L’installation de votre propre cloud privé peut s’avérer coûteuse et nécessite d’investir dans l’infrastructure requise pour développer et maintenir un environnement de cloud.

Les clouds privés requièrent également des projets importants ou complexes pour générer un retour sur investissement. Pour les grandes entreprises qui ne souhaitent pas placer leurs informations sur un cloud accessible au public, c’est une option intéressante.

En route pour le cloud !

Assurez-vous que votre entreprise est prête pour le cloud en examinant ces 10 questions avec les principales parties prenantes. Une fois tous les doutes éclaircis sur le SaaS, vous pourrez déterminer le type de déploiement le plus efficace pour vos besoins spécifiques.

Remarque : les applications sélectionnées dans cet article ont été choisies afin d’illustrer une ou plusieurs fonctionnalités ; elles ne font cependant pas office de recommandation de notre part. Elles ont été obtenues à partir de sources jugées fiables au moment de la publication.