Votre entreprise a bien évolué en deux ans et il vous incombe désormais de trouver quelqu’un pour le poste de RH. Si cela vous fait un peu peur, ne vous inquiétez pas : vous n’êtes pas un cas isolé.

D’après une étude Gartner, seulement 35 % des responsables RH considèrent qu’ils disposent des données et des compétences aussi bien technologiques que sociales et créatives pour répondre aux critères de leur poste (étude complète disponible en anglais pour les clients de Gartner).

C’est tout particulièrement vrai pour les petites entreprises où un seul employé endosse toutes les responsabilités de gestion des ressources, telles que la paie, le recrutement, le respect de la conformité, le suivi des congés et la gestion des avantages sociaux.

Un jour, votre manager vous annonce qu’il dispose du budget nécessaire pour embaucher un autre professionnel des RH, et c’est ainsi que l’unique responsable devient le service des RH. 

Plusieurs questions s’imposent alors : comment structurer au mieux ce nouveau département ? Comment répartir le travail entre ces deux professionnels ? Et que se passe-t-il si un troisième, quatrième ou même cinquième collaborateur arrive dans l’entreprise ?

Nous allons passer en revue chacune de ces problématiques, mais tout d’abord, attaquons-nous à un mythe qui a la peau dure.

Le 1:100 n’a plus lieu d’être

Dans le monde de l’entreprise, on a longtemps parié sur ce ratio : un responsable des RH pour 100 employés à plein temps.

Cependant, des recherches menées par Academy to Innovate HR (AIHR) (article en anglais) révèlent que cela est insuffisant et que le nombre de responsables RH nécessaires varie selon plusieurs facteurs. Des études ont démontré que le ratio moyen se situe autour de 2,6 (lien en anglais), mais les plus petites entreprises ont généralement un ratio plus élevé.

Plus les effectifs s’étoffent, plus les besoins en RH décroissent. Les grandes entreprises ont tendance à avoir moins de responsables des RH que les PME. Elles peuvent se permettre de ne recruter que dans certains cas, tels que :

• Des problèmes complexes de conformité
• Une période de croissance forte et inattendue
• Plusieurs bureaux distants
• Manque de processus et de systèmes nécessaires

C’est souvent la raison pour laquelle les petites entreprises arrivent à fonctionner sans responsable RH. De plus, les logiciels de RH automatisent de nombreuses tâches, telles que le calcul de la paie ou la gestion du temps travaillé, tandis que des agences externes peuvent gérer le recrutement. Il arrive même que certaines PME puissent se passer entièrement d’un responsable RH jusqu’à ce qu’ils comptent 200 employés.

Cependant, ce ratio n’est pas une règle stricte à suivre aveuglément. Tout dépend de l’état actuel de votre entreprise. Nous allons vous montrer comment vous pouvez structurer votre service des RH quand votre entreprise passe la barre des 100 employés.

Chronologie d’embauche des RH selon le nombre d’employés

Les besoins en RH varient bien entendu d’une entreprise à l’autre. Il est judicieux d’embaucher un responsable dédié aux ressources humaines dès que vous vous frottez à de nouvelles réformes sociales.

Peter Rosen, directeur de l’entreprise de consulting HR Strategies & Solutions, propose des règles directrices basées sur son expérience :

D’après Mikaela Kiner, fondatrice et directrice de l’entreprise de consulting Reverb, si votre entreprise est en pleine croissance, vous pouvez attendre de passer la barre des 150 employés pour recruter une deuxième personne aux RH. Ce taux de croissance requiert davantage de processus et d’infrastructures.

Comment optimiser votre structure dès le début

Si vous avez plus de 100 employés et que votre responsable des RH a du mal à tout gérer, n’hésitez pas à recruter quelqu’un pour l’épauler.

Vous avez ainsi deux options pour structurer un service des RH qui en est à ses prémices :

1. Embauche d’un assistant : dans ce cas, le premier employé devient responsable de la stratégie des RH, en charge des relations avec les employés et de la gestion des performances. Le nouvel assistant s’occupe des tâches administratives : gestion du système informatique de gestion des ressources humaines ou SIRH, gestion de la documentation officielle et rédaction et publication des offres d’emploi.
2. Embauche d’un recruteur à temps plein : cette personne sera en charge de l’aspect le plus prenant des RH, le recrutement. Peter Rosen recommande cette structure pour vous faire gagner du temps. Le recrutement nécessite des talents spécifiques pour embaucher rapidement de nouveaux collaborateurs pendant les phases de croissance.

Si vous avez besoin d’un troisième employé, embauchez un assistant ou un recruteur, selon vos besoins à ce moment-là.

Cette organisation du service des RH est recommandée pour la plupart des entreprises. Bien des organisations font appel à des experts en développement de la culture d’entreprise et du leadership quand elles passent la barre des 50 ou 80 employés, car il s’agit de deux aspects cruciaux de la gestion d’entreprise. Cela dit, vous pouvez également les externaliser s’ils ne font pas partie de vos priorités. D’après Kiner, vous pouvez les externaliser et vous pencher sur des programmes tiers. Cependant, si c’est quelque chose que l’entreprise veut absolument développer et mettre à disposition des employés de façon régulière, assurez-vous que la personne la plus expérimentée ou le deuxième collaborateur embauché a les compétences requises.

À chacun sa spécialité

Au fur et à mesure que votre service des RH se développe, embauchez des spécialistes en charge de certaines fonctions telles que la gestion des avantages sociaux ou des relations avec les employés, des fonctions qui ne feront que se compliquer avec le temps.

Cependant, Kiner insiste sur l’importance de recruter des experts dès le début, même pour la gestion de la paie. D’après elle, la plupart des employés dits généralistes ne sont pas de grands experts dans ce domaine. Souvent, les responsables chargés de la paie et des avantages sociaux maîtrisent bien les systèmes RH et peuvent parfois n’être qu’une seule et même personne.

Une fois la gestion de la paie assurée, vos besoins varieront sûrement en fonction du secteur d’activité.

Voyons un exemple de l’organisation d’un service de RH composé de six personnes. Dans ce scénario, voici comment les responsabilités des RH sont divisées :

• Directeur des ressources humaines (DRH) : il est responsable de la vision stratégique du service et approuve toutes les décisions de haut niveau tout en assurant la communication avec la direction générale.
• Responsable du recrutement : il collabore avec les recruteurs pour rédiger des offres d’emploi, analyser les CV reçus, mener des entretiens d’embauche et faire des propositions aux candidats retenus tout en gérant le système de suivi des candidats (“Applicant Tracking System” ou ATS en anglais).
• Responsable des relations avec les employés : il s’occupe de l’intégration des nouveaux employés (onboarding), coordonne les efforts de gestion des performances et gère les problèmes et différends entre les employés tout en recommandant des changements de politique à faire approuver par la direction.
• Responsable de la paie : il conçoit des échelles de rémunération compétitives dans le respect de budgets prédéfinis, gère les systèmes logiciels de base relatifs aux RH et s’assure que les feuilles de paie et les avantages sociaux des employés soient fournis sans aucune erreur.
• Responsable de la formation : il collabore avec les responsables de services pour concevoir des formations efficaces qui améliorent les compétences des employés, il crée des supports d’étude et des évaluations, et gère la ou les plateformes de gestion de l’apprentissage.
• Responsable de la conformité : il s’assure que l’entreprise respecte toutes les réglementations relatives à la santé, aux employés et à la sécurité, tout en gérant les certifications nécessaires des collaborateurs.

Cet organigramme type garantit que tous les besoins fondamentaux et stratégiques en matière de ressources humaines sont pris en charge. Une telle structure horizontale permet au DRH de se tenir facilement au courant des projets et des sujets de discussion importants.

À retenir

Sous la supervision des cinq manageurs mentionnés plus haut, vous pouvez avoir de nombreux assistants et spécialistes. Vous pouvez également compter sur un co-DRH ou décider de diviser la charge de travail selon les pays ou régions où votre entreprise a des bureaux.

Pour finir, voici quelques bonnes pratiques à garder à l’esprit quand votre département RH évolue :

• Ne forcez pas les choses. Il est tentant de piocher parmi les personnes que vous avez déjà à votre disposition pour répondre à vos besoins, mais si quelqu’un n’est pas du tout fait pour un rôle donné, ne vous échinez pas à le convaincre.
• Investissez rapidement dans les logiciels. Les solutions technologiques adaptées aux RH peuvent être utilisées même par les plus petites start-ups, car il existe de nombreuses options à prix réduit. Ces solutions vous aident à automatiser les tâches cruciales, comme le suivi des nouvelles embauches et la gestion de la paie. Vous économisez ainsi sur les coûts d’embauche et réduisez la charge de travail globale. Rosen recommande aux entreprises d’attendre d’avoir 35 employés pour s’intéresser aux solutions logicielles.