Si vous lisez ces lignes, c’est sûrement parce que vous avez récemment acheté un nouveau système logiciel, une étape positive pour votre entreprise.

Cependant, déployer un logiciel constitue une tâche ardue à laquelle les entreprises telles que la vôtre sont bien souvent confrontées. Il est difficile de savoir comment définir votre plan de déploiement informatique sans y ajouter des étapes superflues qui pourraient retarder votre calendrier.

Il est désormais temps de mettre en place un plan de déploiement logiciel afin d’optimiser la valeur de votre nouveau système et de rapidement tirer parti des améliorations de processus et d’efficacité que les nouveaux logiciels apporteront.

Les entreprises qui ne parviennent pas à définir et à exécuter un plan de déploiement logiciel risquent de passer à côté des avantages de l’outil, ce qui occasionnera des pertes de temps et d’argent.

C’est pourquoi nous avons élaboré un plan de mise en œuvre de logiciels en cinq étapes. Quel que soit votre secteur d’activité ou le type de logiciel que vous mettez en œuvre, les étapes suivantes vous permettront de réussir votre mise en œuvre et de tirer le meilleur parti de vos nouveaux systèmes.

1. Faites une liste de vos critères pour responsabiliser les fournisseurs

Le fournisseur de logiciels est un élément clé de votre plan de déploiement. L’ampleur (et le coût) de l’assistance qu’il mettra à votre disposition peut varier, mais cela ne veut pas dire que vous ne pouvez pas solliciter toute l’aide possible.
Nos recherches démontrent que pour tirer le meilleur parti de votre fournisseur et de ce nouveau système, il faut commencer dès la phase de sélection. Ce processus requiert la participation des employés qui utiliseront régulièrement le nouvel outil afin d’élaborer une liste de vos besoins à partager avec votre fournisseur.

Dressez une liste de toutes les personnes, équipes et services qui utiliseront ce nouvel outil :

• Mentionnez les utilisateurs au quotidien, ainsi que les managers qui utiliseront les données produites par cet outil.
• Définissez les parties prenantes.
• Examinez comment ces dernières seront impactées et à quel moment.
• Élaborez ensemble une liste de fonctionnalités indispensables pour que le logiciel réponde à vos besoins.

Regroupez tous les besoins des parties prenantes dans un même document à partager avec les fournisseurs, afin de vous assurer que le nouveau système satisfait toutes vos exigences. Ce document devra ensuite être utilisé pendant la phase de déploiement du logiciel. Les points de difficulté identifiés permettront à votre fournisseur d’identifier les fonctionnalités pour lesquelles vos “ambassadeurs” (les employés choisis pour piloter et se familiariser avec le système avant les autres) auront le plus besoin d’expérience.

2. Contrôlez votre champ d’action

Le document dédié aux besoins mentionné plus haut définit les fonctionnalités que le nouveau système doit posséder afin que vous puissiez vous concentrer sur ce qui est le plus important pendant la phase de sélection. Pendant la phase de déploiement logiciel et de formation, ce document sur les besoins vous aidera à rester sur les rails.

S’il y a dans tout projet un risque important, c’est bien le “scope creep”, ou la tendance à ajouter des exigences et des objectifs jusqu’à ce que l’ensemble devienne ingérable.
Dans le cas de votre plan de déploiement informatique, ce dérapage se produira lorsque vous déciderez d’implémenter et de personnaliser toutes les fonctionnalités de chaque appareil simultanément. Certes, ces ajouts sont séduisants, mais vous devez absolument rester concentré sur la tâche à effectuer, sur vos besoins et sur la mise en œuvre des éléments clés de votre nouveau système.
Pour accompagner l’implémentation à long terme de votre nouvel outil, commencez par classer par ordre de priorité les fonctionnalités à maîtriser en premier. Cela permettra d’influencer le contenu de la formation et de fournir des jalons pour effectuer des contrôles réguliers.

Pour éviter les dérapages, comptez sur les outils de gestion de projet et les meilleures pratiques dans votre plan de mise en œuvre du logiciel.

Voici quelques options :

• Les entreprises de plus de 50 employés pourraient adopter des systèmes de gestion de projet formels (mais il faut les déployer eux aussi).
• Les PME de 11 à 50 employés peuvent se contenter d’outils de gestion de projet proposant une version gratuite pour faciliter la gestion et l’affectation des tâches de déploiement.
• Les petites entreprises de moins de 10 employés peuvent quant à elles s’y retrouver avec Google Sheets, des calendriers et d’autres outils digitaux moins élaborés.

Assurez-vous que vos capacités incluent les principales fonctionnalités de gestion de projet identifiées auprès des acheteurs de logiciels de gestion de projet avec lesquels nous travaillons.

À terme, ces outils de collaboration aideront les membres de l’équipe en charge du déploiement informatique à travailler ensemble pour optimiser l’adoption et l’utilisation du logiciel par leur équipe respective.

3. Affectez des équipes réalistes au déploiement des logiciels

Pour passer à l’étape suivante de votre plan de déploiement, il convient de former l’équipe ou les équipes nécessaires à la réussite de ce projet. La composition d’une équipe dédiée varie bien sûr d’une entreprise à l’autre, en fonction des besoins uniques de votre organisation et de l’ampleur du déploiement.

Pour ce faire, commencez par identifier le nombre d’unités commerciales qui utiliseront le nouveau système et estimez le nombre total d’utilisateurs. Plus vous avez d’unités ou d’utilisateurs, plus l’équipe chargée du déploiement doit être importante.

Mais attention à ne pas faire entrer trop de chefs étoilés dans la même cuisine.

Commencez par une équipe de deux personnes :

• Un administrateur intérimaire : si possible, un administrateur informatique qui a déjà travaillé en étroite collaboration avec le fournisseur. Si vous n’avez personne au service informatique, choisissez quelqu’un qui a déjà échangé avec l’éditeur ou utilisé le logiciel pendant le processus de sélection. Misez sur quelqu’un ayant de l’expérience dans la gestion des intégrations ou ayant déjà traité avec des fournisseurs.
• Un responsable de formation : ce sera la personne de référence pour le nouveau logiciel. Elle doit diriger l’équipe qui utilisera le système au quotidien et a encouragé l’adoption de l’outil dès le début.

En fonction de la taille de votre entreprise, l’équipe chargée du déploiement pourrait être limitée à ces deux personnes.

Les grandes entreprises peuvent avoir besoin d’une équipe plus conséquente, capable de défendre le nouveau système auprès de leur unité commerciale.

L’équipe élargie doit inclure un responsable IT chargé de répondre aux besoins et aux inquiétudes concernant la configuration et l’intégration avec d’autres systèmes, ainsi qu’un échantillon d’utilisateurs finaux (employés, clients, partenaires de distribution) pour réaliser des tests et obtenir des retours.

Chaque membre de cette équipe doit assumer la fonction d’ambassadeur de l’outil pour son unité commerciale. Il sera la personne de référence pour répondre aux questions, organiser la formation pour apprendre à utiliser les fonctionnalités supplémentaires et intégrer les nouveaux employés.

Il est également nécessaire que ces ambassadeurs soient en phase les uns avec les autres et avec l’administrateur système. Pensez à organiser des ateliers pour garantir l’alignement et tenir tout le monde informé des mises à jour et des modifications du plan de déploiement.

4. Encouragez l’adoption de l’outil grâce à une stratégie proactive et engageante

Ne vous méprenez pas : le déploiement n’est pas synonyme d’adoption, et ce quelles que soient la qualité et la facilité d’utilisation du nouveau système. Vous devez mettre en place des stratégies pour que les utilisateurs acceptent et adoptent pleinement ce nouveau logiciel.

Sans un engagement positif autour du produit, l’adoption risque de tomber à plat. Vous pourriez prendre du retard ou réaliser que les employés n’utilisent pas le logiciel comme prévu.
Voici quelques étapes clés à suivre pour garantir la réussite des changements organisationnels tels que l’implémentation d’un nouveau logiciel :

Adoptez une méthodologie éprouvée pour tracer les lignes directrices du changement

Votre entreprise a peut-être déjà implémenté une méthodologie pour gérer le changement. Dans le cas contraire, le processus de déploiement est le moment idéal pour en préparer une. La méthodologie suivante fournit les étapes nécessaires pour garantir l’adoption durable par les utilisateurs du nouvel outil.

Nous vous conseillons d’utiliser le modèle de changement ADKAR :

Les étapes du modèle ADKAR aident à piloter le changement, en misant sur les compétences techniques et sur l’émotion, ce qui encourage une transition en douceur.
Le modèle ADKAR peut encourager l’adoption par les utilisateurs et vous aider à gérer d’autres changements organisationnels.

Définissez des objectifs clairs que le nouveau logiciel pourra réaliser

Pour cette étape, vous devrez reprendre la liste des besoins que nous avons dressée plus haut.

• Identifiez les difficultés que le nouveau logiciel doit résoudre.
• Définissez le résultat optimal pour l’entreprise si ces obstacles étaient éliminés. Soyez aussi précis que possible.
• Le meilleur scénario possible doit constituer l’objectif que le logiciel doit vous aider à atteindre.

Par exemple, au lieu de dire que vous voulez “éliminer les arriérés des bons de travail”, mettez votre entreprise au défi de “réduire les bons de travail en retard de 50 % en 6 mois”. Encore une fois, il convient d’être le plus précis possible. Un objectif spécifique responsabilise les utilisateurs et fournit une raison tangible d’adopter efficacement le nouvel outil.

Personnalisez la communication relative au déploiement pour chaque équipe

Vous avez déjà défini les difficultés, établi une méthodologie de changement et dressé une liste des objectifs d’implémentation.
Ceux-ci doivent être correctement communiqués aux équipes devant utiliser le logiciel ainsi qu’à toute l’entreprise.
Nous vous conseillons de personnaliser les messages destinés à l’équipe. Chaque équipe aura probablement des objectifs différents à atteindre à l’aide du nouvel outil. Concentrez-vous sur ces objectifs spécifiques lorsque vous communiquez avec des équipes distinctes. Ce sentiment de personnalisation encouragera grandement l’adoption du nouveau système.

5. Misez sur l’amélioration en continu

Bien que vous ayez sûrement hâte d’utiliser votre nouveau logiciel, vous devez d’abord l’apprivoiser. C’est tout à fait normal d’avoir besoin de temps avant d’atteindre sa vitesse de croisière.
La formation est un pilier de l’amélioration continue ; cependant, il est important d’éviter d’administrer une formation unique et, comme pour les démos des fournisseurs, d’adapter chaque session de formation aux besoins des intervenants. N’oubliez pas que les groupes d’utilisateurs ne pourront pas tous consacrer le même temps à la formation. Pensez à leur proposer différentes options.

Voici différents types de formation :

1. Déjeuner d’apprentissage : introduisez une formation de type atelier dans un cadre informel, tel un repas entre collègues. Cette option est parfaite pour l’apprentissage collaboratif.
2. Journée portes ouvertes : organisez des séances de brainstorming au cours desquelles les utilisateurs font part de leurs réussites et collaborent pour résoudre leurs problèmes.
3. Entre pairs : demandez à vos utilisateurs et ambassadeurs d’offrir des coachings individuels pour partager la façon dont l’outil a augmenté leur productivité.
4. Autoformation : encouragez les utilisateurs à suivre des webinaires gratuits et à consulter les guides de référence proposés par le fournisseur du logiciel pour approfondir leurs connaissances et leur compréhension.

Tout comme pour les taux d’adoption et d’utilisation réels, vous pouvez suivre la formation qui remporte le plus de succès auprès des équipes spécifiques de votre organisation. N’oubliez pas que l’objectif final est de gagner la meilleure amélioration possible.

Vous êtes prêt à personnaliser votre plan de déploiement

Les cinq étapes critiques décrites dans cet article vous aideront à tirer le meilleur parti de votre nouveau logiciel.
N’oubliez pas que ce déploiement est un processus divisé entre les responsables IT, les équipes chargées de l’implémentation, les ambassadeurs du système, le fournisseur que vous avez choisi et le reste de l’entreprise. Et surtout, maintenez l’engagement et la communication tout au long du processus d’implémentation.