Lorsque l’on cherche un logiciel, il y a bien des facteurs à prendre en compte, certains plus évidents que d’autres. Si vous faites l’impasse sur l’évaluation des fonctionnalités et services, vous risquez de perdre du temps et de l’argent : en effet, se tromper de logiciel peut avoir des conséquences onéreuses.

Quel que soit votre secteur d’activité, votre stratégie d’évaluation des fournisseurs de logiciel se doit d’être mesurée, holistique et prudente, afin de prendre en compte tous les facteurs possibles pour viser un bon retour sur investissement. Ce guide aidera votre entreprise à se frayer un chemin dans le labyrinthe qu’est le processus de sélection.

Comment évaluer un logiciel ?

Vous pensez probablement que cela n’a rien de compliqué, qu’il suffit de trouver un logiciel qui vous plaît et de l’acheter.

La réalité est toute autre. Vous n’achèteriez pas des actions sans étudier leur viabilité à long terme : les logiciels, c’est la même chose ! Le manque de vision à long terme est l’ennemie de la prospérité et de la stabilité, et c’est bien souvent la raison pour laquelle les entreprises prennent du retard sur la concurrence ou mettent la clé sous la porte.

Évaluer un logiciel requiert une étude et une analyse approfondies de plusieurs critères :

• Les besoins de votre entreprise. Chaque entreprise est unique. Un graphiste freelance n’aura pas les mêmes besoins comptables qu’une agence marketing. Avant d’évaluer un logiciel, vous devez savoir ce que vous cherchez.
• Le catalogue du fournisseur. Certains éditeurs de logiciels ne proposent qu’un seul produit complet, tandis que d’autres ont un catalogue d’options spécialisées pour différents secteurs et processus. Un examen approfondi des différences entre les produits vous garantira d’obtenir exactement ce dont vous avez besoin, ni plus, ni moins.
• L’évaluation de la technologie. Personne n’a de boule de cristal, bien sûr, mais un logiciel représente un investissement de plusieurs années et anticiper les développements technologiques (et les fournisseurs qui prévoient de les utiliser) étendra sa durée de vie et réduira la fréquence de mises à jour requises.

Dans cet article, nous nous concentrerons sur les fournisseurs, mais imaginez comment une technologie en plein essor peut aider votre PME à relever les défis auxquels elle sera confrontée. Ce type d’analyse devrait faire partie de votre boîte à outils, non seulement pour évaluer des logiciels, mais aussi dans les opérations quotidiennes de votre entreprise.

Les caractéristiques essentielles à évaluer

Au moment d’évaluer des fournisseurs de logiciels, il est parfois difficile de savoir par où commencer. Le marché est saturé, entre les solutions tout-en-un, les produits spécifiques à chaque secteur et les outils émergents.

Cependant, en son essence, le processus d’évaluation des logiciels est jalonné de repères universels applicables aux entreprises de toutes tailles et de tous secteurs d’activité. Nous avons compilé ces critères fondamentaux dans une carte de score personnalisable des démos de fournisseurs.

Téléchargez notre tableau comparatif de logiciels ci-dessous, indiquez les fonctionnalités souhaitées et notez les fournisseurs potentiels en conséquence.

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Passons chacune de ces variables en revue.

Fonctionnalités

Chaque logiciel inclut de nombreuses fonctionnalités qu’il convient de diviser en deux catégories :

La fonctionnalité générale est un concept plus abstrait, difficile à mettre en évidence et qui ne peut pas être exécuté d’un simple clic (par exemple, intelligence artificielle, machine learning, intégration, vitesse et fiabilité générale).

 La fonctionnalité spécifique désigne une tâche ou une capacité particulière. Les prévisions, la gestion des fiches de paie, les nomenclatures sont tout autant de composants concrets qui aident à exécuter un processus commercial donné.

Selon les besoins de votre entreprise, certaines fonctionnalités seront définies comme incontournables ou optionnelles. Faites la distinction entre les besoins et les souhaits de votre entreprise afin de réduire la liste de fournisseurs potentiels.

Formation et assistance

Dans un monde parfait, vous pourriez télécharger un logiciel, appuyer sur le bouton “Installer” et vous lancer, mais le dieu Logiciel est rarement aussi clément.

En réalité, vous aurez probablement besoin d’aide pour installer le logiciel et apprendre à l’utiliser, surtout si votre entreprise est en pleine croissance et comprend plusieurs utilisateurs et des flux de travail complexes.

La bonne nouvelle, c’est que la plupart des fournisseurs de logiciels proposent différents types d’assistance et de formation, depuis des FAQ en ligne à des interventions à grande échelle.

Au moment d’évaluer les options de formation et d’assistance, considérez les éléments suivants :

La valeur des offres de formation et d’assistance d’un fournisseur dépend de la taille et de la structure de votre entreprise. Définir le niveau de soutien optimal avant d’étudier le marché vous aidera à identifier les solutions les plus viables.

Déploiement

Les logiciels sont plus accessibles que jamais, et de plus en plus de fournisseurs proposent diverses options de déploiement. Cependant, cela ne signifie pas que tous les logiciels sont universels.

Au moment d’évaluer les options de déploiement, considérez les éléments suivants :

Les logiciels sur site sont hébergés et maintenus en local, généralement par le service informatique de l’entreprise. Avec ce type de déploiement, il est plus facile de s’approprier le logiciel et de le personnaliser, une option attrayante pour les entreprises établies disposant des ressources requises pour gérer un tel projet. Cela dit, cela peut retarder la mise en œuvre, compliquer les mises à jour essentielles et être un poids conséquent pour les entreprises désirant une plus grande souplesse.

Les logiciels basés sur le cloud sont hébergés et maintenus par le fournisseur ou externalisés à une entreprise tierce. L’outil est généralement accessible depuis n’importe quel appareil doté d’un navigateur web et connecté à Internet. Bien que moins personnalisables, les logiciels basés sur le cloud offrent généralement une plus grande stabilité et une meilleure sécurité, surtout pour les petites organisations qui ne disposent pas du personnel nécessaire pour gérer les données en interne. Étant plus légers que les logiciels sur site, leur installation prend généralement moins de temps.

Le déploiement hybride inclut un mélange de logiciels sur site et de logiciels sur le cloud, c’est-à-dire des logiciels sur le cloud hébergés sur le serveur privé d’une entreprise. Ce type de déploiement intéressera probablement moins les PME que les entreprises qui souhaitent à la fois bénéficier de l’accessibilité du cloud et de la personnalisation de l’infrastructure sur site. Pour plus d’informations à ce sujet, lisez notre article présentant les 5 étapes cruciales pour votre déploiement logiciel.

Matériel et mobilité

Sur le marché des logiciels en 2021, la mobilité règne en maître. La prolifération des smartphones et de l’Internet des objets (“Internet of things” ou IoT) a donné naissance à de nouvelles formes de communication digitale, offrant aux entreprises un soutien flexible pour les systèmes de bureau. Ces considérations auraient pu être optionnelles ou même préférables il y a quelques années, mais aujourd’hui, elles sont essentielles.

Au moment d’évaluer les options matérielles, considérez les éléments suivants :

Les systèmes d’exploitation désignent les logiciels qui fonctionnent sur votre ordinateur de bureau ou votre appareil portable. Il est fort probable que votre entreprise tourne sous macOS, Windows ou Linux, et il existe de nombreuses options logicielles pour ces trois systèmes. Cependant, les conceptions sous-jacentes de ces trois systèmes d’exploitation diffèrent radicalement les unes des autres, ce qui signifie que les fournisseurs doivent créer des versions différentes de leurs logiciels. Assurez-vous donc de vérifier la compatibilité du système d’exploitation avant d’acheter.

La compatibilité mobile se présente sous deux formes : une application mobile autonome et l’accessibilité par navigateur mobile. L’une n’est pas nécessairement meilleure que l’autre : cela dépend de l’architecture et de l’évolutivité de la plate-forme de bureau. Certains fournisseurs offrent une fonctionnalité complète via navigateur mobile comme Chrome ou Safari, tandis que d’autres se limitent à des tâches essentielles ou spécialisées. Il en est de même pour les applications mobiles.

L’intégration de l’Internet des objets inclut l’accès mobile, mais cela ne s’arrête pas là. Aujourd’hui, pratiquement tous les appareils connectés à Internet sont compatibles avec les logiciels, qu’il s’agisse d’une télévision intelligente, d’un assistant personnel type Alexa ou de la radio de votre voiture. Bien que tout le potentiel de cette technologie n’ait pas encore été exploré, trouver un fournisseur qui se concentre sur l’Internet des objets pourrait s’avérer rentable à l’avenir et prolonger la durée de vie de votre investissement. Vous n’avez peut-être pas besoin d’un logiciel de CRM sur votre réfrigérateur… mais dans cinq ans, qui sait ?

Modalités de tarification

Maintenant que vous avez identifié ce que vous recherchez chez un fournisseur, vous pouvez commencer à réduire vos options à une liste restreinte. Mais la tarification peut être un exercice délicat, le prix d’un produit dépend de bien des variables.

Voici quelques éléments à prendre en compte pour choisir un logiciel :

Les modèles de tarification de la majorité des logiciels incluent soit une licence perpétuelle, soit un abonnement.

• Avec une licence perpétuelle, les entreprises paient une somme donnée pour acquérir le logiciel indéfiniment.
• Le modèle d’abonnement consiste à une facturation régulière d’un montant plus faible. Le modèle mensuel est le plus courant.
• Les logiciels gratuits et open-source sont également une option à considérer, en particulier pour les entreprises ayant une certaine maîtrise du développement, bien que les fonctionnalités prêtes à l’emploi soient souvent inférieures à celles des logiciels payants.

Les fourchettes de prix pour la plupart des marchés se basent sur le nombre d’utilisateurs prévu, avec des abonnements allant généralement de l’entrée de gamme (environ un à quatre utilisateurs) au milieu de gamme (environ cinq à neuf utilisateurs) et au haut de gamme (10 utilisateurs ou plus). Le prix réel de ces options dépendra, bien entendu, du type de logiciel choisi.

Les types de coûts à prendre en compte désignent les coûts initiaux, les coûts récurrents et les coûts évités.

• Les coûts initiaux sont ceux dont vous vous acquittez dès le départ : installation, personnalisation et intégration ainsi que les frais de licence perpétuelle mentionnés plus tôt.
• Les coûts récurrents comprennent la maintenance et l’assistance, ainsi que les frais d’abonnement le cas échéant.
• Les coûts évités sont moins tangibles, mais tout aussi importants : il s’agit des sommes que vous aurez économisées grâce à une meilleure efficacité, à la veille économique et aux autres avantages associés à la modernisation.

Bien sûr, ce guide d’évaluation des fournisseurs n’est qu’une feuille de route. Vous devrez probablement faire quelques détours en naviguant dans le monde des logiciels afin de trouver le bon logiciel qui répondra à vos besoins tout en respectant votre budget.