Les départements des ressources humaines prêtent beaucoup d’attention à leur processus d’intégration (ou “onboarding”) en accueillant chaleureusement les nouvelles recrues et en les aidant à rapidement se mettre à niveau. Mais que font les RH lors du départ des employés, processus que l’on appelle aussi “offboarding” ?

Il semble que l’attention que les employeurs portent aux nouveaux arrivants soit remplacée par une indifférence complète lors de leur départ. Et c’est bien dommage !

Un processus formel d’offboarding permet de limiter les risques de problèmes juridiques et de sécurité, d’obtenir des commentaires honnêtes quant aux améliorations à apporter à votre organisation, mais également d’améliorer vos chances de voir revenir des “employés boomerang”.

Dans ce but, nous avons élaboré cette fiche de procédure pour le départ d’un salarié à l’intention des responsables RH. Nous détaillons dans cet article toutes les étapes à suivre pour assurer une transition toute en douceur à l’employé sur le départ.

Offboarding : le process détaillé point par point

1. Communiquez la nouvelle rapidement

Lorsqu’un employé démissionne ou est licencié, il est tentant de vouloir attendre d’avoir tous les détails pour faire part de la nouvelle à vos collaborateurs :

• Quand sera son dernier jour ?
• Qui se chargera de ses responsabilités en attendant un remplacement ?
• Dans combien de temps peut-on publier une annonce pour prendre la relève de son poste ?

Cependant, plus vous attendez, plus vos collègues risquent de se douter de ce qui se passe, ce qui peut entraîner la diffusion de fausses informations.

Pour endiguer ce risque, demandez aux managers d’informer au plus vite leur équipe et les RH du départ d’un employé afin d’empêcher les rumeurs de se propager. Cela peut se faire par courriel, tout simplement. N’oubliez pas de souhaiter bonne chance à l’employé sur le départ, et donnez la raison de son départ si nécessaire.

Une fois que votre service des ressources humaines est au courant du départ, il doit en informer le service comptable ainsi que le département informatique afin d’entamer la procédure d’offboarding.

2. Préparez la documentation

Les tâches administratives sont un mal nécessaire. Votre processus d’offboarding doit inclure la communication et la signature des documents suivants :

• Lettre de démission ou de licenciement
• Accords de non-divulgation et de non-concurrence (le cas échéant)
• Documents relatifs aux avantages sociaux (explication des avantages dont l’employé jouit au moment de la signature, transfert du plan de retraite, assurance chômage, etc.)

En disposant d’une piste d’audit des documents administratifs, vous protégez à la fois l’employé et votre entreprise en cas de litige.

Les employés licenciés doivent être informés du maintien de leur couverture santé, qui est décrite dans la documentation relative aux avantages sociaux. Un logiciel de gestion des avantages sociaux peut s’avérer incontournable pour suivre et communiquer clairement les avantages dont jouissent les employés tout au long du processus.

D’autre part, une lettre de licenciement dûment signée protège l’employeur si un collaborateur mécontent prétend ne pas connaître la raison de son licenciement.

Pour vous assurer de garder trace de toutes ces informations, nous vous recommandons de tirer parti de votre système de gestion des talents pour y enregistrer des copies des documents concernant l’employé. Lorsqu’un collaborateur quitte l’entreprise, vous pouvez soit imprimer des copies physiques des documents d’offboarding, soit, selon la nature de votre système, lui demander de se connecter pour les signer électroniquement.

Au fur et à mesure que l’employé signe les documents, le système informe automatiquement les RH de ceux qui sont finalisés et de ceux qu’il reste à signer.

C’est également le moment de déterminer quand sera émise la dernière fiche de paie de l’employé, qu’elle lui soit remise en main propre, transférée directement sur leur compte bancaire ou envoyée sous forme de chèque par la poste, et si elle doit inclure une compensation pour les congés payés dus.

3. Initiez le transfert de connaissances

Lorsque les employés partent, ils emportent avec eux des compétences et des connaissances précieuses. Si vous montrez à l’employé la porte sans vous assurer de conserver ce savoir quelque part, vous risquez de perdre des informations cruciales et de mettre dans l’embarras son futur remplaçant.

Dès qu’un employé donne son préavis, commencez le processus de transfert des connaissances sans plus tarder.

Voici quelques questions que vous devriez poser aux employés sur le départ afin de transférer les connaissances utiles :

• Pouvez-vous détailler votre routine quotidienne, étape par étape ?
• Y a-t-il des projets que vous gérez sur une base hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle ou annuelle ? Quels sont-ils et comment vous en chargez-vous ?
• Quels sont les fichiers que votre successeur doit absolument connaître et auxquels il doit avoir accès ?
• Qui sont vos contacts réguliers, en interne comme en externe, afin que nous puissions les informer de votre départ et de l’arrivée de votre remplaçant ?
• Y a-t-il des systèmes sur lesquels votre remplaçant doit être formé ?
• Au sein de votre rôle, quelles sont les tâches prioritaires ?

L’employé peut consigner son savoir-faire dans des documents de processus ou dans un système de gestion des connaissances, où les meilleures pratiques peuvent être archivées et partagées dans l’ensemble de l’entreprise.

4. Planifiez un entretien de départ

Bien des entreprises pensent que les entretiens de départ ne servent à rien. Si un employé était réticent à donner son avis pendant qu’il travaillait ici, pourquoi en serait-il différent au moment de s’en aller ?

Cependant, lorsqu’ils sont menés correctement, les entretiens de départ peuvent être de précieux outils pour identifier les faiblesses de votre organisation. Cela peut aussi être l’occasion de convaincre un employé sur le départ que ses commentaires seront pris en compte s’il décide de revenir.

Voici quelques questions à poser lors d’un entretien de départ :

• Vos attentes initiales ont-elles correspondu à la réalité de votre travail ?
• Avez-vous bénéficié des ressources et du soutien nécessaires pour faire votre travail correctement ?
• Recommanderiez-vous notre entreprise à des amis à la recherche d’un emploi ? Pourquoi ou pourquoi pas ?
• Aurait-on pu faire quoi que ce soit pour vous convaincre de rester ?
• Comment qualifieriez-vous votre relation avec votre manager ?
• Sur quoi devons-nous absolument nous pencher pour nous améliorer ?

Comme les interactions avec les managers peuvent parfois être sources de conflit, n’hésitez pas à confier l’entretien à un tiers neutre, tel qu’un responsable des ressources humaines, afin que l’employé se sente à l’aise et se montre sincère.

Assurez à l’employé que ses réponses resteront confidentielles et/ou anonymes, et que vous vous pencherez sur les problèmes mentionnés.

Pour finir, prenez toutes les critiques au sérieux. Si vous remarquez que des problèmes reviennent régulièrement, penchez-vous une bonne fois pour toutes sur les problèmes qui provoquent le départ de collaborateurs précieux. Vous améliorerez ainsi la rétention des employés.

5. Récupérez les actifs de l’entreprise

Il est crucial de récupérer les actifs de l’entreprise lorsqu’un employé s’en va. Cela comprend les biens physiques, bien sûr, mais aussi les droits d’accès aux logiciels et aux services réseau.

Lors du dernier jour du collaborateur, récupérez tous les appareils fournis par l’entreprise, tels que les téléphones ou les ordinateurs portables, ainsi que les uniformes, les clés, les badges d’identification, les sacs de la marque ou les cartes de sécurité. Le cas échéant, clôturez toutes les cartes de crédit ou les comptes bancaires pour notes de frais mis à disposition de l’employé par l’entreprise et procédez au règlement des frais ou des remboursements en cours.

Une solution IAM (gestion des identités) peut éviter ce problème en empêchant l’accès des utilisateurs non autorisés et en déterminant des niveaux d’accès pour chaque employé.

Vous devez également dresser un inventaire des actifs de l’entreprise prêtés aux employés dans une feuille de calcul ou dans un système de gestion des biens informatiques, afin de savoir ce qu’ils doivent vous restituer avant de quitter définitivement l’entreprise.

6. Célébrez un nouveau départ

Jusqu’à présent, nous avons surtout abordé les aspects froids et réglementaires du processus d’offboarding, mais il est important de célébrer cette transition, surtout pour les collaborateurs de longue date. Ce n’est pas seulement une excuse pour faire la fête : tout comme une bonne première impression peut avoir un impact positif sur un nouvel arrivant, une bonne impression finale restera dans l’esprit d’un ancien employé longtemps après son départ.

Voici quelques idées pour marquer le coup :

• Faites circuler une carte que chacun pourra signer en y laissant un petit mot.
• Organisez un déjeuner ou un happy hour en son honneur (aux frais de l’entreprise).
• Offrez-lui un cadeau personnalisé.

7. Laissez la porte ouverte

Pendant très longtemps, un départ volontaire était vu comme une coupure nette, précise et surtout, définitive. Aujourd’hui, alors que les entreprises font face à une pénurie de travailleurs qualifiés, cette conception du départ commence à évoluer. Le tabou entourant l’embauche d’employés dits “boomerang” a pratiquement disparu.

Ainsi, avant que votre employé ne parte, prenez quelques mesures pour lui indiquer que la porte lui reste encore ouverte. Pour ce faire, il n’y a rien de tel que de créer un réseau d’anciens employés :

• Que ce soit par le biais de LinkedIn ou d’un système officiel de gestion dédié, invitez les employés à rejoindre ce réseau lorsqu’ils quittent l’entreprise.
• Utilisez ce réseau pour partager les nouvelles de l’entreprise, obtenir des commentaires sur votre organisation et demander des recommandations pour les postes à pourvoir.

Si un réseau d’anciens employés est trop ambitieux pour votre PME, assurez-vous au moins que les coordonnées de l’employé soient à jour et conservez son CV ou profil dans votre logiciel de recrutement. On ne sait jamais.

8. Réglez les derniers détails

Une fois que l’employé est parti, il est temps de régler les derniers détails. Le service informatique, les RH et le responsable du collaborateur (ou plutôt, de l’ancien collaborateur) doivent effectuer les tâches suivantes :

• Service informatique : éliminez le compte utilisateur de l’employé de tous les systèmes concernés et changez le mot de passe de tous les comptes partagés. Faites transférer les appels téléphoniques et les courriels au remplaçant ou au manager chargé de la transition.
• Ressources humaines : mettez à jour l’organigramme de l’entreprise, informez votre assureur et modifiez le statut du travailleur dans le logiciel dédié aux RH. Veillez à ce que le bureau de l’employé soit nettoyé de fond en comble et que tout objet personnel lui soit restitué ou soit mis au rebut.
• Manager : retirez le collaborateur des réunions à venir et informez les personnes concernées de toute information de dernière minute concernant la transition.

Des listes de tâches personnalisées dans un système de gestion des talents ou un logiciel de gestion de projet permettent de maintenir toutes les parties concernées au courant et d’envoyer des rappels automatiques si une tâche n’est pas terminée.

Assurer le suivi de toutes ces tâches pour chaque employé quittant votre entreprise peut s’avérer complexe d’un point de vue logistique. Consultez notre page consacrée aux systèmes de gestion des talents pour comparer les options disponibles et trouver un produit capable d’automatiser tous vos besoins en matière d’offboarding.

REMARQUE : cet article a pour but d’informer nos lecteurs des problématiques liées au monde de l’entreprise en France. Il n’est en aucun cas destiné à fournir des conseils juridiques ou à approuver un plan d’action spécifique. Pour obtenir des conseils sur une situation spécifique, consultez votre conseiller juridique.