L’amélioration des processus d’enregistrement des visiteurs fait partie des nombreuses opportunités offertes par le numérique aux organisations. Les documents papiers comme le registre des visiteurs font aujourd’hui place à des outils digitaux qui ont été développés dans l’optique de réduire la charge de travail des réceptionnistes et d’améliorer l’accueil des personnes externes aux entreprises. Pour aider ces dernières à faire leur choix, voici les 7 logiciels de gestion des visiteurs avec essai gratuit et disponibles en français les mieux notés sur Software Advice.

Qu’est-ce qu’un registre des visiteurs et à quoi sert un logiciel de gestion des visiteurs ?

Le registre visiteur est un document permettant de recenser des informations utiles sur les personnes qui visitent le site ou le siège d’une entreprise telles que les candidats, les clients, les livreurs ou encore les salariés itinérants. La collecte des différentes informations sur les visiteurs permet de conserver une trace de leur passage. De façon classique, le recensement des visiteurs d’une entreprise se fait à l’aide d’un “cahier visiteur” dans lequel sont mentionnées toutes les données relatives au visiteur (nom, prénoms, société, date et heures d’arrivée et de départ, personne visitée) et éventuellement le motif de sa visite. 

Conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD), le registre visiteur a connu une numérisation. De nombreux outils sont aujourd’hui disponibles pour recenser rapidement les visiteurs. Ils facilitent également le suivi des entrées et des sorties des personnes étrangères au site.

Le logiciel de gestion des visiteurs permet aux entreprises de rendre plus efficace le processus d’enregistrement des personnes externes à l’organisation. Grâce à cet outil, les sociétés peuvent collecter des données précises ainsi que rappeler et suivre facilement les informations relatives aux visiteurs pour surveiller la sécurité du personnel et des installations. Adapté aussi bien aux entreprises qu’aux hôpitaux, écoles et bâtiments gouvernementaux, ce type de logiciel utilise souvent la numérisation des pièces d’identité, le pré-enregistrement des personnes, les notifications par e-mail et l’impression personnalisable de badges des visiteurs. Ses principales fonctionnalités comprennent la gestion de contacts et le suivi des visiteurs.

Un logiciel d’accueil de visiteurs réduit ainsi la charge de travail des réceptionnistes et permet à chaque personne externe à l’entreprise de se faire enregistrer en peu de temps.

Les 7 meilleurs logiciels de gestion et accueil des visiteurs avec essai gratuit

Pour aider les entreprises à choisir le produit qu’il leur faut, Software Advice a sélectionné les 7 logiciels de gestion et accueil des visiteurs avec essai gratuit les mieux notés sur son catalogue. 

Tous répondent à la définition de cette catégorie d’outils, proposent les fonctionnalités principales de gestion des contacts et suivi des visiteurs et sont disponibles en français. Une méthodologie complète est indiquée à la fin de cet article.

Découvrez ci-dessous les solutions, classées ici par ordre alphabétique :

1.

Envoy

• Note globale : 4,8
• Fonctionnalités : 4,7
• Simplicité : 4,8
• Support client : 4,8
• Rapport qualité-prix : 4,6

Envoy est une plateforme de travail adaptée à toutes les tailles d’entreprise pour une meilleure gestion des visiteurs, du personnel et des activités de l’organisation. Elle comporte un tableau de bord qui permet notamment d’accéder aux enregistrements des personnes externes à l’entreprise, de choisir les informations nécessaires à leur sujet, de visualiser leurs visites précédentes et d’identifier les visiteurs VIP. Cet outil offre aussi la possibilité de créer des badges visiteurs, d’élaborer une liste de visiteurs attendus, de procéder à une inscription groupée et de notifier automatiquement les employés de l’arrivée de leurs visiteurs. Envoy prévoit des intégrations avec d’autres applications telles que

Version gratuite : Oui. Elle comprend notamment la personnalisation de la mise en page du tableau de bord, la visualisation de la liste des visiteurs attendus, la consultation du journal des visiteurs en temps réel, l’exportation des données des visiteurs, l’envoi d’e-mails d’invitation avec informations utiles ou encore la déconnexion automatique des visiteurs à minuit.

Quelques fonctionnalités des versions payantes : Toutes les versions payantes d’Envoy incluent les fonctions de la version gratuite ainsi que notamment l’intégration de documents juridiques et la possibilité de les faire signer par les visiteurs, l’impression de badge et la modification de leur design, la copie des paramètres pour de nouveaux sites ou encore  l’intégration d’appels téléphoniques.

Essai gratuit : Oui.

Disponible en français : Oui.

2. HSI Donesafe

• Note globale : 4,8
• Fonctionnalités : 4,6
• Simplicité : 4,6
• Support client : 4,5
• Rapport qualité-prix : 4,8

HSI Donesafe offre un système de gestion à tous les types de structures qui vise à faciliter l’enregistrement des visiteurs sur le terrain. Ce logiciel propose une connexion entre l’équipe de gestion interne et le système de gestion. En plus de la création de badges numériques, il comprend l’impression de badges d’identification pour assurer l’entrée et la sortie rapide des visiteurs. Les données des contacts sont stockées sur un espace en ligne sécurisé. Le tableau de bord des visiteurs en temps réel permet aux utilisateurs de savoir quelles sont les personnes présentes sur le site. Un processus de notification est également rendu possible pour informer les employés de l’arrivée de leurs visiteurs. Cet outil de gestion est fonctionnel en ligne et hors ligne avec n’importe quel appareil doté d’une application iOS ou Android. 

Version gratuite : Non.

Quelques fonctionnalités des versions payantes : Toutes les versions payantes d’HSI Donesafe incluent notamment la connexion des visiteurs sans contact (en utilisant leurs smartphones personnels), la création de badges d’identification, le contrôle total des sites ou encore un accès hors site.

Essai gratuit : Oui.

Disponible en français : Oui.

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3. Kadence

• Note globale : 4,7
• Fonctionnalités : 4,2
• Simplicité : 4,9
• Support client : 4,9
• Rapport qualité-prix : 4,6

Kadence est un logiciel facilitant la quête et la réservation d’un espace de travail pour non seulement les collaborateurs sur site mais aussi les visiteurs. Cet outil est adéquat pour toutes les entreprises à la recherche d’un dispositif pour travailler en étroite collaboration avec leurs équipes et des personnes externes. Le logiciel prévoit une gestion complète des visiteurs avec notamment des rappels et des notifications de leur arrivée, des modèles d’e-mails personnalisables, le suivi des réservations ou encore le suivi des contacts en temps réel.  Les données relatives aux réservations peuvent être téléchargées.  

Version gratuite : Non.

Quelques fonctionnalités des versions payantes : Toutes les versions payantes de Kadence incluent notamment un nombre illimité de visiteurs par emplacement, une inscription sans contact, un affichage de la liste des visiteurs attendus, un journal des visiteurs en temps réel et des e-mails d’invitation ou de rappel personnalisables.

Essai gratuit : Oui.

Disponible en français : Oui.

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4.

Sign In App

• Note globale : 4,9
• Fonctionnalités : 4,6
• Simplicité : 4,8
• Support client : 4,9
• Rapport qualité-prix : 4,8

Sign In App est un logiciel permettant de garder une trace du passage des visiteurs et du personnel. Il est adapté aussi bien aux PME et grandes entreprises qu’aux écoles. Cette solution de gestion stocke les données personnelles des visiteurs et établit une liste de ceux-ci afin de procéder à un suivi en temps réel de leurs mouvements. Sign In App offre la possibilité de pré-enregistrer les visiteurs, de personnaliser leurs badges, de gérer plusieurs sites à la fois et d’envoyer des notifications par e-mail et par SMS aux personnes visitées.

Version gratuite : Non.

Quelques fonctionnalités des versions payantes : Toutes les versions payantes de Sign In App incluent notamment un nombre illimité d’utilisateurs, l’impression de badges personnalisables, l’enregistrement sans contact, le pré-enregistrement des visiteurs, des champs de données personnalisés, la prise de photos des visiteurs ou encore la notification de l’arrivée des visiteurs.

Essai gratuit : Oui.

Disponible en français : Oui.

5. Sine

• Note globale : 4,4
• Fonctionnalités : 4,1
• Simplicité : 4,3
• Support client : 4,4
• Rapport qualité-prix : 4,2

Sine est une solution de gestion des visiteurs adaptée aux petites, moyennes et grandes entreprises et qui répond aux besoins de tous les secteurs d’activité. Ce logiciel facilite l’enregistrement des visiteurs, l’impression de leurs badges et crée une base de données recensant la totalité des personnes ayant accès au site. Il propose une assistance par FAQ, téléphone, e-mail, vidéo et tutoriel. Accessible sur iOS et Android, cet outil s’intègre à d’autres applications comme Microsoft Teams, Procore ou Eventbrite.

Version gratuite : Non.

Quelques fonctionnalités des versions payantes : Toutes les versions payantes de Sine incluent notamment un nombre illimité de visiteurs sur site, l’enregistrement des données des visiteurs à l’aide de formulaires de saisie personnalisés, des formulaires de sortie et rapports d’incidents, l’impression de badges, l’ajout de notes à chaque entrée de visiteurs ou encore l’envoi d’invitations aux visiteurs.

Essai gratuit : Oui.

Disponible en français : Oui.

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6.

SwipedOn

• Note globale : 4,8
• Fonctionnalités : 4,4
• Simplicité : 4,8
• Support client : 4,8
• Rapport qualité-prix : 4,6

SwipedOn est un logiciel de gestion des visites qui offre une solution d’enregistrement rapide  et de classification des personnes externes à l’entreprise. Cet outil recense toutes les données personnelles des visiteurs tout en veillant à la protection et à la non-divulgation de celles-ci. Il offre un journal des visiteurs précis en donnant des informations actualisées sur les individus présents sur le site et le motif de leur venue. En un clic, il permet aux utilisateurs de trier, exporter et filtrer les données des visiteurs. Ces derniers peuvent être identifiés grâce à la capture de photos et à l’impression de badges. L’application SwipedOn Pocket App sert à notifier les employés à tout moment de l’arrivée de leurs visiteurs.

Version gratuite : Non.

Quelques fonctionnalités des versions payantes : Toutes les versions payantes de SwipedOn incluent notamment un nombre de visites enregistrées illimitées, une connexion sans contact par QR code sécurisé, la création de différentes catégories de visiteurs, la création de questionnaires personnalisés, la réception de notifications instantanées de l’arrivée des visiteurs ou encore le pré-enregistrement des visiteurs attendus.

Essai gratuit : Oui.

Disponible en français : Oui.

7. Traction Guest 

• Note globale : 4,7
• Fonctionnalités : 4,5
• Simplicité : 4,7
• Support client : 5,0
• Rapport qualité-prix : 4,6

Destiné aux PME et aux grandes entreprises, Traction Guest facilite le processus de pré-enregistrement et d’enregistrement des visiteurs tout en assurant leur sécurité sur site grâce à un système de contrôle d’accès intégrés qui informe notamment les personnes externes des procédures de conformité à suivre. Le processus d’inscription mobile ZeroTouch™ permet une inscription et une entrée sans contact quand le scan par QR code accélère l’enregistrement des visiteurs. Un suivi en temps réel de la fréquentation de l’établissement est également proposé. De plus, chaque entreprise a la possibilité de personnaliser le logiciel en fonction de ses besoins.

Version gratuite : Non.

Quelques fonctionnalités des versions payantes : Toutes les versions payantes de Traction Guest incluent notamment un nombre illimité de visiteurs et d’hôtes, la notification par e-mail, SMS ou Slack de l’arrivée des visiteurs, une signature manuelle ou automatique, la mémorisation des données des visiteurs ou encore la possibilité de s’enregistrer à l’aide de différentes options (bornes sans contact, enregistrement sur Ipad ou accueil assisté sur place). 

Essai gratuit : Oui.

Disponible en français : Oui.

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